• https://www.heise.de/tp/features/Die-Zukunft-der-Arbeit-heisst-Home-Office-4921110.html

Unser Setup im Homeoffice

• extra Mikro
• Stehtisch
• gute Monitor
• ordentlicher Stuhl
• WLAN optimieren

Unsere Learnings:

• Zeitmanagment: Neue Routinen etablieren um die Arbeit zu starten Wir arbeiten vom zeitlichen Aublauf fast wieder wie im Büro Fokus wird immer wichtiger
• Tagsüber Sport bringt zumindest uns aus dem Arbeitsrhythmus
• Siebträger-Espressomaschine ist extrem hilfreich
• In Person Meetings sind echt erfreuliche Ausnahmen im Remote Workflow

https://www.freiraumbuero.com

https://twitter.com/FreiraumBuero

freiraumbueropodcast@gmail.com

https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.de

• Tobis Aussage ist aus der Folge “Babymarkt.de – auf dem Weg zu 500 Millionen” -https://www.kassenzone.de/2020/08/29/babymarkt-de-auf-dem-weg-zu-500-millionen-mit-ceo-bastian-siebers/

• https://www.bundesregierung.de/breg-de/themen/coronavirus/info-beschaeftigte-1734774

• https://www.vorwaerts.de/artikel/studie-zeigt-hubertus-heil-liegt-richtig-recht-homeoffice

Recht auf Remote Arbeit gibt es leider noch nicht:

• Zusatzvereinbarung für Arbeitsvertrag notwendig
• Recht auf Homeoffice ist in Arbeit, eure Firma kann gleich schon dabei sein
• In den Niederlanden gibt es das schon

Hier unsere Übersicht über die verschiedenen Argumente:

Ökologische Gründe

• https://www.greenpeace.de/sites/www.greenpeace.de/files/publications/2020-08-19_gpd_homeofficestudie_deutsch.pdf
• Lassen auch das Unternehmen gut dastehen

Verkaufsargument

• “Wir unterstützen remote Arbeit” für die Mitarbeitersuche
• Gut für den Arbeitgeber, größeres Einzugsgebiet
• Erhöht aber vielleicht auch den Konkurrenzdruck für die Arbeitnehmer

Gegenargument

• “Wenn A remote arbeiten darf, will B das auch!”
• Was wäre denn so schlimm daran?
• Einzelvereinbarungen treffen, als Pilotprojekt deklarieren, später überprüfen

Möglichkeit Mitarbeiter zu halten

• Spart Einarbeitungszeit und Recruiting Aufwand

Übergangsphase zeitlich befristen:

• Halbes Jahr / Jahr befristen, hat Vor- und Nachteile für beide Seiten, es kann ja auch schiefgehen
• gutes Verhandlungs-Argument für Arbeitnehmer starkes “Commitment”

Zur Technik

• Firma sollte Arbeitsausstattung komplett stellen
• VPN
• Ggf. Zusatzvereinbarungen, abschließbares Zimmer
• Arbeitsschutz

Kosten

• Was kostet ein Büroplatz? Nicht wenig
• (https://www.coworking.jetzt/coworking/kosten-buero-coworking-vergleich/ )
• Die Ersparnis an Büroarbeitsplätzen kann für die Einrichtung von Remotearbeitsplätzen verwendet werden. Hier sollte man mal mit konkreten Zahlen nachrechnen
• Je mehr Mitarbeiter remote arbeiten können desto weniger Bürofläche wird gebraucht

Wie funktioniert das denn wenn nur eine remote Arbeitet?

• Corona Krise geht noch ein bisschen länger
• Es braucht ohnehin gerade andere Arbeitsprozesse
• Hört unsere unsere Folgen 10 an - Wie geht Meeting.

Regelungen für “Vor Ort” Veranstaltungen vorab definieren

• Definiert wie oft der Mitarbeiter vor ort sein muss
• Seid ein wenig flexibel
• Überlegt als Mitarbeiter wie viel Zeit und Ressourcen Ihr spart und zeigt auch ein bisschen entgegenkommen

Unser overall Tip ermittelt mein gemeinsam die Kosten und Einsparpotentiale für Arbeitgeber und Arbeitnehmer und seid beide ein bisschen großzügig, dann findet sich bestimmt eine gute Lösung.

Was würde denn im schlimmsten Fall passieren?

Voraussetzungen Homeoffice Wenn Ihr umzieht legt euch am besten ein Arbeitszimmer zu https://www.arbeitsrechte.de/home-office/

Es gibt bestimmte eine extra folge zum Thema Arbeitsschutz und anderen Regelungen

https://www.freiraumbuero.com

https://twitter.com/FreiraumBuero

freiraumbueropodcast@gmail.com

https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.de

Vermeiden, wo es möglich ist:

Für Umfragen Tools benutzen, z.B. Doodle, Google Forms

Vorab herausfinden wen man braucht und nicht das ganze Team einladen

Asynchron arbeiten (gerade remote): Notizen vorab teilen, z.B. per Wiki und gemeinsam bearbeiten und klären bevor ein Meeting überhaupt gebraucht wird

Vor dem Meeting vorbereiten:

• Gibt es eine Agenda?
• Gibt es Beschreibungen dazu?
• Gibt es zum Beispiel eine Wiki Seite dazu?
• Werde ich überhaupt für das Thema gebraucht? Fragt den Einladenden.
• Pünktlich sein
• Technisches Setup prüfen
• Evtl. Notfallkanal klären

Als Organisator:

Ziel festlegen: Was möchte wir erreichen?

• Wen brauche ich dazu?
• Agenda und Struktur aufstellen
• Notizen teilen

Moderation: Wenn man als Organisator start involviert ist einen Moderator dazu holen z.B. Kollege aus einem anderen Team oder Kollege aus dem Team der bei diesem Thema nicht so beteiligt ist.

Wenn niemand vorbereitet die Notizen gemeinsam zum Start durchgehen

Im Meeting:

• Als Organisator Einleiten und das Ziel nochmal klären
• Als Moderator das Ziel einfordern
• Immer klären wer macht was bis wann? (Moderator)
• Keine falsche Scheu bei Fragen!
• Am Ende noch eine kurze Zusammenfassung
• Eventuell Feedback zum Meeting einholen, z.B: ROTI, Emojis im Chat
• Früher aufhören wenn man fertig ist!
• Wenn die Zeit nicht reicht Folgetermin vereinbaren, besser nicht verlängern
• Als Organisator gerne am Ende den Teilnehmern danken

Nachbereitung:

• Jeder sollte sich um seine Action Items kümmern
• Notizen nochmal durchlesen und verbessern
• Feedback geben

Sonstiges:

• Benutzt eine Timer
• Überlege dir für kritische Meetings oder Verhandlungen vorher eine Exit Strategie
• Für Serientermine die Notizen fortschreiben und die Aktionen vom letzten - Meeting im nächsten Meeting überprüfen und aktualisieren

Remote Vorteile:

• Aufzeichnen möglich
• Keine Raumsuche

Remote Nachteile: Leute können komplett abdriften und nebenbei was anderes machen

https://www.freiraumbuero.com

https://twitter.com/FreiraumBuero

freiraumbueropodcast@gmail.com

https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.de

Phasenmodell für Retrospektiven “set the stage” Gesprächsklima schaffen Themen sammeln z.b Start - Stop - Continue Einsichten gewinnen, wo kommt das Problem eigentlich her Entscheidungen treffen, welche Experimente könne wir machen Abschluss

Inspirations gibt es z. B. bei https://retromat.org/de/

Experimente spätestens am Anfang der nächsten Retrospektive überprüfen. Wenn das nicht gemacht wurde, wisst Ihr ja schon was Ihr ausprobieren könnt. Klärt immer, wer macht was bis wann und macht die Maßnahmen sichtbar, z.B. auf eurem Team Board, damit es nicht soweit kommt.

https://www.scrumguides.org/scrum-guide.html

Fall Ihr keinen Moderator habt wechsel im Team durch oder falls Ihr mehrere Team habt unterstützt euch gegenseitig mit neutraler Moderation.

Und remote? Hier die Tipps aus unserem Gespräch: Video Call und Kamera immer an Ruhig mit ein bisschen smalltalk und einem Icebreaker starten (z.B. lustige Gifs, Hintergrund) Wenn einer im Team remote ist sollte trotzdem jeder teilnehmen als wenn er auch remote wären Themen in der gleichen Reihenfolge vorstellen, damit niemand vergessen wird Offen Fragen, wer hat denn noch nichts gesagt statt direkt ansprechen Stille ertragen können und ein bisschen Geduld haben

Vertrauen aufbauen Klären was erwarten man voneinander Virtuelle Büro Lösungen (z.B. https://www.sococo.com/) Arbeitsergebnisse miteinander teilen

Marcs Hompage: https://marcloeffler.eu/ da gibts auch alle Infos zum Buch “Retrospektiven in der Praxis” und dem Online Kurs und Marcs Podcast Rabattcode für Marcs Online Kurs Retrospektiven: freiraum2020

https://www.freiraumbuero.com https://twitter.com/FreiraumBuero freiraumbueropodcast@gmail.com https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.de

Rückblick auf Tobi's Remote Workshop aus Folge 5:

• 7 Leute
• Ein ganzer Tag Vorbereitung zu dritt im Team
• Teilnehmer vorab gefragt wie lange -> 4 mal 2 Stunden über 2 Tage
• Regeln: Alle mit Kamera, Mikrofon aus wenn nicht geredet wird, keine Handies
• Themen in kleinen Gruppen aufteilen und in Google docs bearbeiten
• Notizen auf Papier und in den Pausen direkt die Themen nachbereitet mit dem Workshop Team
• Gesten als Feedback funktionieren super

Falk’s Meeting Card App https://apps.apple.com/de/app/meeting-cards/id1505192225 https://play.google.com/store/apps/details?id=de.falkappel.meeting_cards

https://www.freiraumbuero.com https://twitter.com/FreiraumBuero freiraumbueropodcast@gmail.com https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.de

Wir reden mit dem Agile Enthusiasten und Positivitäts Coach Armin Schubert über die Vor- und Nachteile von Remote Arbeit

Unter anderem geht es um fehlende Metainformationen, wie man Kommunikationsräume öffnen kann und natürlich wie man positive Kräfte entfesselt.

Ein paar Ideen aus dem Gespräch um die remote Arbeit zu verbessern:

• Alles so explizit wie möglich ansprechen
• Macht doch mal ein gemeinsames Mittagessen
• Lasst den ganzen Tag einen gemeinsamen Video Call offen
• Macht eine Kaffee Lotterie
• Öffnet gezielt Kommunikationsräume um z.B. das Kaffee Gespräch zu ersetzen/ermöglichen

Armins Kontaktdaten: armin.schubert@emendare.de Weitere Informationen zu seiner Firma EMENDARE findet ihr unter https://www.emendare.de/ oder direkt über https://armin.emendare.de/.

Armins Podcast - positiv wirkt. - könnt ihr hier folgen: https://positivwirkt.de

https://www.freiraumbuero.com https://twitter.com/FreiraumBuero freiraumbueropodcast@gmail.com https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.de

• jeden Tag 15min
• Organisation 2 Möglichkeiten remote
• Moderator ruft die Teilnehmer auf
• Der Erste, der im Video Call da war startet und jeder benennt den Nächsten Teilnehmer
• Organisation 2 Möglichkeiten vor Ort
• Immer im/gegen den Uhrzeigersinn
• Rede-Token (Ball) zuwerfen
• Stellt das Projekt/Produkt in den Fokus und macht keine Statusabfrage
• Themen die mehr wie einen Satz zur Klärung brauchen auslagern, klären wer macht den Termin und wer nimmt alles teil, am besten mit kurzer Pause nach dem Daily direkt klären
• Benutzt gerne ein Board zur Visualisierung, aber Vorsicht man landet schnell beim Statusreport
• Bei Remote Daily: Das Meeting in 15min beenden, dann aber die Video call nicht sofort beenden sondern Option zum kurzen Smalltalk lassen
• Einigt euch auf einen Zeitpunkt und haltet den Termin IMMER ein. Niemals verschieben!
• Zeitpunkt am Tag ist eigentlich egal. Bewährt hat sich vor der Mittagspause oder morgens zum frühestmöglichen Zeitpunkt für das Team
• Wenn Ihr noch keine Erfahrung mit Dailies habt empfiehlt sich ein Moderator. In einem Erfahrenen Team brauchts den nicht
• Warnzeichen: Wenn jemand auf dem Handy rumspielt ist das ein Zeichen das mit eurem Daily was nicht stimmt
• Ändert die Meeting Regeln so wie sie für euch passen, am Besten immer nur Kleinigkeiten verbessern und nicht gleich alles in Frage stellen

https://www.freiraumbuero.com https://twitter.com/FreiraumBuero freiraumbueropodcast@gmail.com https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.de

• https://www.golem.de/news/virtuelle-zusammenarbeit-wie-online-meetings-nicht-zur-zeitverschwendung-werden-2003-147146.html
• https://www.heise.de/hintergrund/Erfolgreich-im-Homeoffice-arbeiten-4681061.html
• Was zum schmunzeln: https://www.youtube.com/watch?v=EpTMZb7mdU4
• https://www.golem.de/news/videokonferenz-programme-im-test-buero-zu-homeoffice-auf-2003-147206.html

Checkliste - wie bekommen wir unser Büro online:

• VPN einrichten
• Virtuelle Desktops (gerade bei großen Datenmengen)
• Remote Desktop bei Spezialanwendung z.b. Videobearbeitung
• oder Firmen Laptops
• Medienbrüche finden
• Papier Arbeitsabläufe ausdrucken, scannen und senden
• Handlungsanweisungen für Mitarbeiter z.B. Sichtschutzfolie, Vorsicht bei USB Sticks, Festplattenverschlüsselung usw.
• Frühzeitig remote Arbeit für alle Kollegen einrichten bzw. beantragen

Welche Kommunikations-Tool können wir für Remote Arbeit empfehlen:

Chat

• Slack
• Mattermost
• MS-Teams (Office 365)

Video-Telefonie

• Slack
• Zoom
• google Hangout
• MS-Teams
• Webex

Arbeit-Boards

• Trello
• notion
• Meistertask
• MS-Teams
• Jira
• Confluence
• Asana

Dokumentenablage

• google Drive
• OwnCloud
• Dropbox
• OneDrive
• Wiki
• Confluence Notfallkanal über Whatsapp oder besser andere Messenger

Empfehlungen:

• Startet mit Software as a Service und lernt was eure Anforderungen sind
• Benutzt möglichst wenig Tools
• Stimmt im Team ab wofür welche Tool benutzt wird und von welche Reaktionszeiten Ihr ausgeht

Tipps für Tobis remote Visionsworkshop:

1. Übertrage Aktionen aus der analogen Welt in die digitale Remote Arbeitswelt
2. Wie organisieren wir die Kaffeepause?
3. Wie essen wir gemeinsam zu Mittag?
4. Statt Bier trinken gehen gemeinsames Computerspiel
5. Überlegt euch ein paar Varianten mehr und investiert in die Vorbereitung
6. Themen verteilen und in breakout Sessions bearbeiten
7. Video Call Etikette festlegen
8. https://www.seethinkdo.it/meeting-cards
9. Regeln festlegen wie bei einem normalen Workshop, am bestem in Wiki vorher festlegen
10. Moderator: hilft immer, kann auch jemand aus dem Team sein, der sich dann bei den Themen zurücknimmt
11. Protokolle: am besten Ergebnisse direkt notieren, z.B. auf einem Board oder im Wiki
12. Wichtig: Wer macht bis wann was?
13. Optimiert euren Arbeitsplatz für den Workshop, gerne ein bisschen anderes Setup als normal:
14. z.B. Tisch umstellen
15. Positioniert euer Video Chat Fenster direkt unter der Kamera und prüft dass Ihr “auf Augenhöhe” seid.
16. Jeder nimmt mit eigenem Rechner und eigener Kamera teil.
17. An alle Gamer: Unterscheidet Arbeit und Video Spiele! Die Kollegen kennen evtl. die Abkürzungen nicht und nutzt ein Foto von euch als Avatar.

https://www.freiraumbuero.com https://twitter.com/FreiraumBuero freiraumbueropodcast@gmail.com https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.de

Ich bin krank - was nun?

• Informiert die Kollegen klar welchen Arbeitseinsatz Sei von euch erwarten können
• Sorgt dafür, das andere an euren Aufgaben weiterarbeiten können, z.B. durch Pair Programming.
• Remote Arbeit kann bei Wiedereingliederung hilfreich sein, gerade bei körperlichen physischen Problem. Aber Vorsicht bei psychischen Problemen. Bitte klärt das immer auch mit dem behandelnden Arzt.
• Vorsicht mit Präsentismus: Kommt geht nicht krank Arbeiten, das hilft weder euch noch dem Unternehmen:
  • https://index-gute-arbeit.dgb.de/veroeffentlichungen/kompakt/++co++60354670-fd65-11e5-b291-52540023ef1a
  • https://www.asu-arbeitsmedizin.com/schwerpunkt/praesentismus-ein-unterschaetzter-kostenfaktor

Schlagzeile Corona breitet sich in Deutschland aus, was nun?

Der Schlachtplan für Tag 0, wie könnte man in Notfall komplett auf remote arbeiten umschalten wenn eine Epidemie ausbricht: Voraussetzung: es muss technisch schon grundlegend möglich sein.

Tag 0 - es geht ums Überleben

Ansage: bleibt daheim

1. wenn möglich Ruhe bewahren
2. Zusammen telefonieren und alle im Team informieren
3. Teamchat starten, zur Not WhatsApp Gruppe
4. Arbeitsplatz einrichten - Support durch Firma, unbürokratisch Headsets o.ä. zur Verfügung stellen
5. kurzes Statusmeeting, Arbeitszeiten und Todos klären, klären wer braucht welche Hilfe
6. Meetings prüfen ob alle schon ein Remote Kanal haben Leute vor Ort informieren
7. Proaktiv kommunizieren im Chat und in 1on1 Video Anrufen

Bonus Tipp: Jeder sollte mit sollte sich einzeln in Videokonferenzen einwählen, auch wenn das gemeinsam aus einem Raum heraus möglich wäre

Tag 1 - Wie organisieren wir unsere Arbeit?

• Kurzes Statusmeeting
• Meeting für Working Agreements
• Kern Arbeitszeit
  • Erreichbarkeit klären
    • Mail
    • Telefon
    • Chat
  • gemeinsame Verbindlichkeiten festhalten
  • Kalender pflegen und freigeben
  • Videocalls wenn immer möglich
  • Chat regeln: Begrüßen, Verabschieden, Status, Kanäle für verschiedene Themen trennen, z.B. Projekt, lustige Gifs,…
  • Kaffeepausen Termin
  • Statusmeeting in Daily umwandeln
  • direktes Feedback
  • Klären wie Entscheidungen getroffen und dokumentiert werden
  • Aufgaben kommentieren, zuweisen, abarbeiten
  • Abwesenheiten proaktiv kommunizieren (Krankheit)
  • egal was definiert wurde: aufschreiben damit man später einfacher Verbesserungen diskutieren kann und erstmal dran halten
• Erreichbarkeit die nächsten zwei Wochen kurz klären
• Meeting regeln definieren
  • Ziel, Agenda, Action Items, Moderation
• Termine mit Partnern usw. anpassen
• Management informieren

Tag 10 - Erster Rückblick

• Retrospektive durchführen
  • eure Erfahrungen
  • wo wart ihr blockiert
  • was hätte man besser machen können
  • was hält euch auf noch besser zu sein
  • was habt ihr vermisst
  • was fandet ihr gut
  • Feedback (Wertschätzend)
• Die nächsten zwei Wochen planen
• Arbeit für die nächsten 2 Wochen planen
• Austausch mit anderen Teams organisieren
  • wie war unsere Erreichbarkeit
  • was wünschen wir uns in der Kommunikation
  • was sind eure Agreements?
  • Ängste ansprechen

Bonus Tipp: Arbeit ist Arbeit und Freizeit ist Freizeit

Tag 14 - Im neuen Arbeitsmodus

• Angleichen der Agreements mit den anderen Teams
• Lessons Learned der anderen Teams anpassen
• Alles zum Arbeitsmodus aufschreiben
• Urlaube, Konferenzen, usw. sauber kommunizieren
• Wissenstransfer organisieren, Barcamps
• Firmen Event Kalender

Ziel erreicht: Remote Arbeit ist etabliert und die Arbeitsweise wird zukünftig weiter genutzt :)

https://www.freiraumbuero.com https://twitter.com/FreiraumBuero freiraumbueropodcast@gmail.com

https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.de

• https://www.sueddeutsche.de/wirtschaft/mobiles-arbeiten-zaehe-sache-1.4714740
• https://www.aok-bv.de/presse/pressemitteilungen/2019/index_22652.html
• https://www.golem.de/news/umfrage-warum-angestellte-nicht-ins-homeoffice-wollen-1912-145794.html
• https://royalsocietypublishing.org/doi/10.1098/rstb.2017.0239
• https://www.spiegel.de/karriere/home-office-ist-ein-rechtsanspruch-auf-heimarbeit-unsinn-a-1289268.html

Weil wir uns nicht sicher waren die Gesetze zu Pause und Ruhezeiten:

• https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__4.html
• https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__5.html

“Die Arbeitnehmer müssen nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben.”

Falks Tipps für remote work:

Schließt alle Programme auf eurem Rechner beim Wechsel zwischen Privat und Arbeit

Setzt euch jeweils woanders hin für Privat und Arbeit Legt euch einen Hund zu und keine Kinder ;-)

Nehmt euch Zeit für ein bisschen Smalltalk mit den Kollegen am Ende von Video Sessions

Überlegt ob die Probleme die Ihr feststellt wirklich von der remote Arbeite kommen oder generell von der Arbeit

https://www.freiraumbuero.com https://twitter.com/FreiraumBuero freiraumbueropodcast@gmail.com

https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.de

Checkliste "Ein Team remote Kennenlernen" Bereitet euch vor: Notiz-App mit Namen + Job Beschreibung des gegenüber

• Zu welcher Firma gehört die Person und von wo aus arbeitet sie?
• Welche Fragen muss ich klären?
• Was interessiert mich persönlich? In großer Runde (z.B. beim Daily) kurz vorstellen und die Teilnehmer vorwarnen, dass man mit jedem ein kleines Gespräch zum Kennenlernen führen möchte
• mit Kamera an
• Vorwarnen, dass man die klären möchte was die Person gegenüber von einem erwartet

Plant eine halbe Stunde pro Person ein plus Pausen zwischen den Terminen

Seid pünktlich!

Vergesst die Zeitzonen nicht!

Checkliste "Meetings vorbereiten"

Es kann immer was schief gehen

Plant setup Zeit ein

Probiert das Setup nicht im Termin aus, sondern nehmt euch vorher die Zeit

• Welche Anschlüsse gibt es, welche adapter brauche ich?
• Wie kann ich das richtige Mikrofon auswählen und wo steht es am besten?
• Wie kann ich den Bildschirm teilen
• Wie kann ich mich in den Termin einwählen
• Auch mal zum Testen remote teilnehmen, wenn man das sonst nicht macht

Ggf. "virtuellen Meeting Raum" benutzen, sofern das Tool das unterstützt

Notfallkanal: SMS/WhatsApp

Bei Problemen unterbrechen und auf das Problem hinweisen

Ggf. Meeting mehr moderieren (lassen) Feedback am Ende - wie wars und was könnte man verbessern

https://www.freiraumbuero.com https://twitter.com/FreiraumBuero/ freiraumbueropodcast@gmail.com

https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.de

https://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/deed.de